Cosa deve registrare un’impresa alimentare e cosa deve essere in grado di dimostrare durante un controllo

Temperature dei frigoriferi, pulizie, ricevimento merci, tracciabilità, non conformità, allergeni.

Chi gestisce un ristorante, un bar, una pizzeria, un laboratorio o un’altra impresa alimentare può ritrovarsi facilmente davanti a una quantità di schede e moduli HACCP.

E allora nasce una domanda molto concreta:

bisogna davvero compilare tutto, tutti i giorni?

La risposta non è semplicemente “sì” o “no”.

Un buon sistema HACCP non si misura dal numero di fogli compilati. Deve invece essere costruito sui rischi reali dell’attività, sulle procedure adottate e sui controlli necessari per garantire la sicurezza degli alimenti.

Ed è proprio qui che documentazione e registrazioni assumono il loro vero significato.

HACCP: registrare non significa produrre carta

Il Regolamento (CE) n. 852/2004 stabilisce che gli operatori del settore alimentare devono predisporre, attuare e mantenere procedure permanenti basate sui principi HACCP.

Tra questi principi rientrano anche la predisposizione di documenti e registrazioni adeguati alla natura e alle dimensioni dell’impresa alimentare, necessari a dimostrare l’effettiva applicazione delle misure previste.

La normativa europea, quindi, non parte dal concetto:

“compila più moduli possibile”.

Parte da una domanda molto più importante:

quali controlli sono realmente necessari per tenere sotto controllo i pericoli della tua attività?

La Commissione europea, nelle proprie indicazioni sull’applicazione dei sistemi di gestione della sicurezza alimentare, riconosce inoltre la necessità di applicare criteri di flessibilità, soprattutto in relazione alla natura e alle dimensioni dell’impresa.

Per approfondire il quadro normativo è possibile consultare il Regolamento (CE) n. 852/2004 su EUR-Lex e la Comunicazione della Commissione europea 2022/C 355/01.

Quali registrazioni HACCP possono essere necessarie?

Non esiste una risposta identica per tutte le imprese.

Un ristorante non presenta necessariamente gli stessi processi di un panificio, di una pescheria, di un laboratorio di pasticceria o di un’impresa che produce alimenti destinati alla grande distribuzione.

Le registrazioni devono quindi essere coerenti con il sistema di autocontrollo della specifica attività.

A seconda dei processi e dei rischi individuati, possono riguardare, ad esempio:

• monitoraggio delle temperature;

• ricevimento e controllo delle merci;

• pulizia e sanificazione;

• gestione delle non conformità e delle azioni correttive;

• tracciabilità e rintracciabilità;

• controlli relativi a specifici punti critici;

• manutenzioni o verifiche previste dalle procedure;

• altre attività di monitoraggio individuate dal sistema HACCP.

Non significa che ogni impresa debba necessariamente utilizzare tutte queste registrazioni, né che ogni controllo debba essere documentato con la stessa frequenza.

La documentazione deve essere costruita sulla realtà aziendale e sulle procedure definite nel sistema di autocontrollo.

Il vero errore: avere schede che nessuno utilizza

Capita ancora di trovare Manuali HACCP accompagnati da numerosi moduli che, nella pratica quotidiana, rimangono vuoti.

Oppure vengono compilati tutti insieme poco prima di un controllo.

Questo è esattamente il contrario della logica dell’autocontrollo.

Una registrazione ha valore quando dimostra che un controllo previsto è stato realmente effettuato.

Il problema, quindi, non è soltanto avere o non avere una scheda.

Occorre verificare che ci sia coerenza tra:

rischio → procedura → controllo → registrazione → eventuale azione correttiva.

È questa catena che rende il sistema comprensibile, applicabile e verificabile.

Facciamo un esempio: la temperatura del frigorifero

Immaginiamo che il sistema HACCP dell’attività preveda il controllo della temperatura di una determinata attrezzatura frigorifera.

Registrare semplicemente un numero non basta a creare un vero sistema di controllo.

Bisogna sapere anche:

• quale parametro deve essere controllato;

• con quale modalità;

• con quale frequenza;

• chi effettua il controllo;

• cosa deve accadere se viene rilevata un’anomalia.

Supponiamo che durante il controllo emerga una temperatura incompatibile con le condizioni previste per la corretta conservazione degli alimenti interessati.

La domanda importante diventa:

che cosa ha fatto l’impresa?

Ha verificato l’attrezzatura?

Ha valutato gli alimenti coinvolti?

Ha adottato un’azione correttiva?

Ha documentato quanto necessario secondo la propria procedura?

È qui che una registrazione smette di essere burocrazia e diventa uno strumento di gestione della sicurezza alimentare.

Manuale HACCP e registrazioni devono raccontare la stessa azienda

Un altro problema frequente è la distanza tra ciò che è scritto nel Manuale HACCP e ciò che succede realmente nell’attività.

Nel tempo possono cambiare:

• attrezzature;

• locali;

• menu;

• materie prime;

• fornitori;

• lavorazioni;

• personale;

• modalità di conservazione;

• procedure operative.

Se l’azienda cambia ma il sistema di autocontrollo rimane immutato, possono nascere incoerenze.

Per questo il Manuale HACCP non dovrebbe essere considerato un documento da preparare una volta e poi dimenticare in un cassetto.

Deve rappresentare l’attività reale.

Abbiamo approfondito questo tema anche nell’articolo “Manuale HACCP aggiornato: 7 segnali che è arrivato il momento di rivederlo”.

Durante un controllo non conta soltanto avere il Manuale HACCP

Quando si parla di HACCP, molti imprenditori concentrano l’attenzione sul documento.

Ma un sistema di autocontrollo non è soltanto il suo Manuale.

L’impresa deve essere in grado di dimostrare che le procedure previste sono conosciute e applicate nella realtà aziendale.

Per questo assumono importanza la formazione del personale, l’organizzazione interna, le registrazioni pertinenti, la gestione delle anomalie e la capacità di dimostrare come vengono controllati i rischi.

È anche il principio alla base del Polo HACCP della Sardegna™: costruire organizzazione e procedure applicabili, non semplicemente produrre documenti.

Il Metodo 3A™: ALLENA, ALLINEA, ASSICURA

Nel nostro approccio alla sicurezza alimentare lavoriamo su tre livelli.

ALLENA

Le persone devono sapere cosa controllare, perché controllarlo e cosa fare quando qualcosa non va.

Una scheda perfetta è inutile se chi deve utilizzarla non ne comprende il significato.

ALLINEA

Manuale HACCP, procedure, registrazioni e attività realmente svolte devono essere coerenti.

Se il documento descrive un’organizzazione che non esiste più, il sistema deve essere rivisto.

ASSICURA

Il sistema deve continuare a funzionare nel tempo attraverso verifiche, aggiornamenti e assistenza.

L’obiettivo non è arrivare preparati soltanto il giorno dell’ispezione.

È fare in modo che l’azienda sia organizzata prima che l’ispezione arrivi.

Hai un ristorante, un bar o un’impresa alimentare a Cagliari?

Una domanda semplice può aiutarti a capire se il tuo sistema merita una verifica:

le registrazioni che stai compilando oggi corrispondono davvero alle procedure, ai rischi e alle attività presenti nella tua azienda?

Se non sai rispondere con sicurezza, non significa automaticamente che il tuo sistema sia irregolare.

Significa però che può essere utile verificarne la coerenza.

626 School affianca ristoranti e imprese alimentari nella gestione del Manuale HACCP, delle procedure, della formazione e dell’assistenza durante i controlli.

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Per conoscere invece il progetto specialistico dedicato alla sicurezza alimentare in Sardegna:

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FAQ – Registrazioni HACCP

È obbligatorio compilare tutte le schede HACCP ogni giorno?

Non esiste una regola generale secondo cui tutte le possibili schede HACCP debbano essere compilate quotidianamente da qualsiasi impresa. Tipologia e frequenza dei controlli e delle relative registrazioni devono essere coerenti con il sistema di autocontrollo, con i processi aziendali e con i rischi individuati.

Esiste un elenco uguale per tutti dei registri HACCP obbligatori?

No. Le esigenze documentali dipendono dalla tipologia dell’impresa, dai processi, dai pericoli individuati e dalle procedure adottate, oltre agli specifici obblighi normativi eventualmente applicabili all’attività.

A cosa servono realmente le registrazioni HACCP?

Servono a supportare e, quando previsto, documentare l’attuazione del sistema di autocontrollo: monitoraggi effettuati, eventuali anomalie riscontrate e azioni intraprese.

Se una scheda prevista dal mio sistema HACCP rimane sempre vuota cosa devo fare?

È opportuno capire perché. Potrebbe non essere applicata correttamente oppure potrebbe essere necessario verificare se il sistema documentale è ancora coerente con l’attività effettivamente svolta. La soluzione non è semplicemente eliminare o compilare retroattivamente la scheda, ma riesaminare il sistema.

Le registrazioni HACCP possono essere digitali?

La normativa HACCP è orientata soprattutto all’efficacia e all'adeguatezza del sistema documentale. L'utilizzo di strumenti digitali può essere compatibile con il sistema, purché le informazioni necessarie siano gestite in maniera adeguata, accessibile e affidabile rispetto alle procedure dell'impresa.

Per quanto tempo devo conservare le registrazioni HACCP?

Il Regolamento (CE) n. 852/2004 richiede che documenti e registrazioni siano conservati per un periodo adeguato. La durata concreta non può essere definita con un unico numero valido per qualsiasi registrazione e qualsiasi impresa: deve essere valutata in relazione alla tipologia di attività, alimenti, processi, procedure e agli eventuali ulteriori obblighi applicabili.

HACCP Sardegna™ – Sicurezza alimentare, spiegata bene

Il vero obiettivo dell’HACCP non è riempire raccoglitori.

È costruire un sistema nel quale l’imprenditore e il personale sappiano cosa controllare, come farlo e come intervenire quando qualcosa non funziona.

Perché un buon sistema HACCP non deve produrre più carta.

Deve produrre più controllo.

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